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As empresas começam a perceber que têm um novo desafio a ser administrado: o processo de geração, catalogação, armazenamento e recuperação de informações fiscais em formato digital, comumente chamado de Ativos Digitais, das diversas obrigações a serem cumpridas, como é o caso do SPED Fiscal e Contábil, da Nota Fiscal Eletrônica e, mais recentemente, do SPED PIS/Cofins.

Os Ativos Digitais são arquivos magnéticos assinados digitalmente e são de grande valor para as empresas. Porém, a geração dessas informações, por si só, representa um processo trabalhoso a ser efetuado em meio ao excesso das rotinas fiscais e exigências de conformidade à legislação.

Uma vez que esses arquivos têm validade legal, suas informações são de extrema relevância frente ao Fisco, que utiliza esses dados para conferência e análise da situação fiscal da empresa. Portanto, as formas de armazenamento, catalogação e recuperação das informações são outros pontos de atenção das companhias.

A popularização do conceito de computação em nuvem possibilitou a oferta de novas opções com grande viabilidade técnica e custo/benefício atrativo para auxiliarem as empresas nesse desafio. Utilizando o poder de computação distribuída, de grande desempenho e alta escalabilidade, dos maiores Data Centers disponíveis no mercado, as soluções fornecem a flexibilidade e agilidade necessárias às companhias para se adaptarem às exigências fiscais.

Essas soluções podem ser utilizadas nos formatos de nuvem privada (infraestrutura própria), nuvem pública (com infraestrutura dos grandes provedores de plataforma de computação em nuvem), ou até mesmo em modelo híbridos.

A vantagem é que a característica da computação elástica da plataforma permite a alocação e posterior redução de recursos computacionais de acordo com a necessidade de cada operação, sem representar investimentos iniciais elevados e com a garantia de controle absoluto da empresa.

As soluções com esse modelo de arquitetura permitem às empresas, de maneira automática, a criação de um processo integrando a emissão de notas fiscais e serviços de catalogação e armazenamento de dados. Uma vez que o documento esteja assinado digitalmente pela Secretaria da Fazenda, o sistema captura o arquivo e armazena as informações de forma estruturada e em ambientes totalmente seguros que, seguindo os padrões mais modernos de computação em nuvem, permitem a recuperação de informações, literalmente, com um clique.

O modelo de contratação dessas soluções é conhecido como Saas (Software as a Service), onde contrata-se a utilização do sistema como um serviço, o que garante a previsão de custos por parte da empresa à medida em que a sua operação cresça. Em outras palavras, a empresa só paga por aquilo que consome no serviço de arquivamento (Pay as You Go), não havendo investimentos com licenciamento ou manutenção.

Com esse modelo de tecnologia, as equipes de TI conseguem focar seus esforços na melhoria de processos junto ao core business da empresa e não mais com atividades que são commodities.